In de basis vervult de compliance officer een onafhankelijke advies- en toezichtrol, waarbij deze ondersteunt bij het naleven van relevante wet- en regelgeving en interne normen, en het bevorderen van integer handelen. Bij Partou is dit veld enorm breed, variërend van pedagogische kwaliteit tot brandveiligheid. Wat de functie van Esra uniek maakt, is de positionering binnen de organisatie. Ze valt direct onder de algemeen directeur en opereert onafhankelijk van specifieke afdelingen.
Kracht van centralisatie
Deze centrale positionering stelt Esra in staat om processen bij HR, Vastgoed of Kwaliteit in samenhang te analyseren vanuit haar onafhankelijke rol. ‘’Vroeger lag de verantwoordelijkheid voor compliance bij de afdelingen zelf’’, legt Esra uit. ‘’Maar met de schaalgrootte van Partou was die versnipperde aanpak niet langer efficiënt.’’
Centrale inzichten
Een belangrijk speerpunt in het afgelopen jaar was het transformeren van de manier waarop regio’s en afdelingen van elkaar leren. Esra vertelt: “Hoewel afdelingen zoals Kwaliteit, Pedagogiek & Innovatie (KP&I) locaties altijd al ondersteunden bij bijvoorbeeld GGD-inspecties, wordt er nu een extra slag geslagen in de centrale opvolging.”
Door deze centrale monitoring hoeven locatiemanagers niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden. Inzichten uit de ene regio worden direct vertaald naar centrale maatregelen die de risico's in de rest van de organisatie mitigeren.
Het Quality Committee
"Een cruciaal onderdeel van mijn werk is het Quality Committee, dat elk kwartaal samenkomt," vervolgt Esra. “Hierin bespreken we met een afvaardiging van het management belangrijke data: van incidenten en klachten tot GGD-tekortkomingen en de voortgang van opleidingen. Deze data vertellen ons precies waar we als organisatie staan en waar we moeten bijsturen."
Data vertalen naar de werkvloer
Een concreet resultaat van deze datagestuurde aanpak is de doorontwikkeling van de leerlijnen. Uit analyses in het Quality Committee bleek dat er behoefte was aan meer verdieping op thema’s als de meldcode, brandveiligheid en veilig slapen. Hoewel er al een aanbod bestond, was er ruimte voor extra focus op bewustwording en training.
Esra legt uit: “Om dit te realiseren hebben we de krachten gebundeld in een multidisciplinair team met experts van HR, Kwaliteit, Pedagogiek & Innovatie en Facilitair & Vastgoed. HR faciliteerde het platform, terwijl de inhoudelijke expertise van de andere afdelingen kwam. Dit heeft geresulteerd in een waardevolle verrijking en toevoeging op het bestaande aanbod met twee krachtige leerlijnen.”
Voor locatiemanagers betekent dit een breed pakket met modules over de risico-inventarisatie, brandveiligheid, de meldcode, fysieke belasting en hygiëne. Daarnaast zijn er voor pedagogisch professionals specifieke trainingen ontwikkeld, gericht op toezicht op de groep en de verschillende routes binnen de meldcode.
“We monitoren nu via het Quality Committee of deze trainingen ook echt het gewenste effect hebben op de werkvloer," zegt Esra.
Integraal hittebeleid
De multidisciplinaire aanpak werpt ook zijn vruchten af bij thema's die voorheen vooral lokaal werden opgelost, zoals het hittebeleid. Extreem weer vraagt om een integrale aanpak die verder gaat dan schaduw bij de zandbak.
Esra benadrukt de noodzaak van deze samenwerking: “Dit raakt namelijk alles: we moeten het goed regelen voor de kinderen (KP&I), maar ook voor onze medewerkers (HR). Daarnaast speelt Facilitair & Vastgoed een cruciale rol in het faciliteren van technische oplossingen zoals ventilatie en zonwering. Waar voorheen vooral lokaal werd gehandeld wanneer het warm werd, hanteert Partou nu een centrale strategie die het lokale handelen ondersteunt. Door zowel proactief risico’s te inventariseren als centraal te monitoren of er klachten of GGD-opmerkingen over hitte binnenkomen, kan de organisatie het beleid direct evalueren en waar nodig voor de volgende zomer aanpassen.”
De toekomst met digitalisering
Esra is nu bezig met de volgende stap in de professionalisering van compliance: "We werken momenteel hard aan de implementatie van het Compliance Informatiesysteem (CIS). Dit systeem gaat onze locatiemanagers enorm ontzorgen. In plaats van te moeten navigeren door verschillende werkwijzen, worden zij straks stap voor stap door processen zoals inspecties geloodst.”
De digitalisering zorgt voor uniformiteit en inzicht. Het uiteindelijke doel van Esra en haar team is helder: "Als we ons werk goed doen, hoor je eigenlijk niemand over compliance. Wanneer de processen achter de schermen naadloos verlopen, ontstaat er een stevig fundament. Dat fundament stelt de professionals op de locaties in staat om hun volledige aandacht te schenken aan waar het écht om gaat: de optimale ontwikkeling en zorg voor de kinderen.”
Voor een veerkrachtige samenleving
Impact zit vaak in de kleinste momenten. Al die momenten lijken klein, maar samen maken ze een wereld van verschil. Voor kinderen, ouders, collega’s én de samenleving van morgen. In ons jaarverslag lees je hoe we iedere dag bouwen aan een fijne en veilige plek voor ieder kind.