Früher stellten die Eltern einen Antrag auf einen Betreuungsplatz für ihr Kind und mussten dann abwarten, bis die Antwort kam. Das ist – zumindest bei Partou –größtenteils Vergangenheit. Seit einiger Zeit verwenden wir ein innovatives Online-Planungstool, durch das der Anmeldeprozess stark vereinfacht und automatisiert wurde. Die Eltern wissen sofort, woran sie sind: Sie sehen auf einen Blick, an welchen Tagen es bei ihrer bevorzugten Niederlassung einen Platz für ihr Kind gibt und wieviel er kostet. Wenn sie damit einverstanden sind, kann die Anmeldung sofort abgeschlossen werden, ohne dass sie mit einem Mitarbeitenden in Kontakt treten oder etwas auf Papier ausfüllen müssen.
„Mit diesem Tool wollten wir möglichst viel von der Standardarbeit der Planer digitalisieren“, erklärt Projektleiter Lex van der List. „Die Planung besteht im Wesentlichen aus der Zusammenführung der verfügbaren Informationen: Was ist der Bedarf der Eltern und wo gibt es Platz?“ „Aber“, fügt er gleich hinzu, „die Software kann die vorhandenen Informationen nicht interpretieren. Es gibt immer Ausnahmen oder
besondere Umstände, die zu Möglichkeiten führen, die das Online-Tool nicht ableiten kann. Der menschliche Beitrag der Planer(innen) bleibt also unverzichtbar. Die Digitalisierung der ersten Schritte führt dazu, dass sie jetzt genau dafür mehr Zeit haben.“
Van der List, der mittlerweile seit zehn Jahren bei Partou arbeitet, war die treibende Kraft hinter der Entwicklung des Planungstools. „Wir wollten den Eltern die Möglichkeit bieten, selbstständig und wann sie wollen eine Anmeldung vornehmen zu können“, erklärt er. „Zuvor war die Anmeldung für die Eltern sehr unbefriedigend, da sie nie wussten, wie lange es mit der Antwort dauern würde. Moderne, junge Eltern wollen diese Ungewissheit nicht mehr.“
Mehr Transparenz
Das neue Tool bietet mehr Transparenz, betont der Projektleiter. Die Eltern geben verschiedene Daten ein, wie die Postleitzahl, das Alter des Kindes und die gewünschte Art der Betreuung und das System liefert im Handumdrehen die verfügbaren Möglichkeiten. „Es kann natürlich vorkommen, dass in der nächstgelegenen Kinderbetreuungseinrichtung zur gewünschten Zeit kein Platz frei ist“, fügt van der List hinzu. „Aber dann werden sofort Alternativen angeboten. Oft entscheiden sich die Eltern für die nächstgelegene Kita, obwohl es manchmal beispielsweise auch einen Platz in einer Niederlassung gibt, die auf dem Weg zur Arbeit liegt.“
Weil das Tool den ersten Schritt mit den Eltern automatisch durchführt, haben die Planer(innen) mehr Zeit für Sonderwünsche oder spezielle Anfragen. Das erzählt die Planerin Esther Koek, die zusammen mit ihrer Kollegin Angelique Heijsman von Anfang an in das Projekt eingebunden war. Früher bekamen die Planer(innen) alle Anmeldungen und Betreuungswünsche der Eltern per E-Mail. In Zukunft werden die
Anmeldungen immer mehr automatisch mit Hilfe des Planungstools bearbeitet werden. „Ich war anfangs etwas skeptisch, weil ich dachte, dass unsere Dienste durch dieses System überflüssig werden würden“, gesteht sie. „Aber das Gegenteil ist der Fall. Diese Neuerung hat uns mehr Freiheit gegeben, um noch mehr für die Eltern zu tun. Bei individueller Beratung geht es nicht ohne den Menschen: Wir sind nach dem Tool der wichtige letzte Schliff beim Anmeldeverfahren.“
Bessere Übersicht
Die Planer(innen) verfügen über einen „Helikopterblick“, den das System nicht hat. „Manchmal kann man durch eine kleine Änderung mehr Kindern einen Platz anbieten“, erklärt Koek. „Wenn sich bei bestehenden Kunden etwas ändert, sehen wir sofort, wo wir zum Beispiel neu beginnende Kinder in einer anderen Gruppe einplanen können. So können wir die Betreuungsplätze oder den Einsatz der Erzieherinnen und Erzieher optimieren.“
Das neue System verschafft auch den Leitungen der Partou-Niederlassungen einen besseren Einblick in die Betreuungsnachfrage und die Bedürfnisse der Eltern: „Wir können hiermit die Wartelisten für Betreuungsplätze verkürzen. Anhand der Informationen, die wir erhalten, sprechen wir auch mit den Niederlassungsleitungen darüber, wie sie ihre Gruppen grundsätzlich effektiver einteilen können.“
Der nächste Schritt ist der sogenannte Wartelistenmanager, ein Projekt, mit dem Partou derzeit experimentiert. Dieses einzigartige System überwacht rund um die Uhr, ob Plätze frei werden, die Eltern, die sich angemeldet haben, angeboten werden können. Wenn ja, bekommen die Eltern sofort eine Meldung. Das System soll 2024 weiter ausgerollt werden; im kommenden Jahr sollen über drei Viertel aller Niederlassungen an diesen Wartelistenmanager angeschlossen sein. „Aber auch dann müssen wir als Planer die sich ständig ändernden, optimalen Bedingungen schaffen, damit das Planungstool gut funktionieren kann“, bestätigt Koek. „Bei Ausnahmefällen oder schwierig zu analysierenden Situationen und Aufgaben wird immer ein Mensch
gebraucht werden.“