Im Wesentlichen erfüllt eine Compliance-Beauftragte eine unabhängige Beratungs- und Aufsichtsfunktion, wobei sie bei der Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften sowie interner Standards hilft und integres Handeln fördert. Bei Partou ist dieser Aufgabenbereich sehr breit und reicht von der pädagogischen Qualität bis hin zum Brandschutz. Eine Besonderheit an Uysals Stelle ist ihre Position innerhalb des Unternehmens: Sie untersteht direkt der Hauptgeschäftsführerin und arbeitet unabhängig von den einzelnen Abteilungen.
Vorteile von Zentralisierung
Diese zentrale Position ermöglicht es Uysal, Prozesse in Abteilungen wie Personalwesen, Immobilien oder Qualität aus ihrer unabhängigen Rolle heraus im Zusammenhang zu analysieren. „Früher lag die Verantwortung für die Compliance direkt bei den Abteilungen“, erklärt Uysal. „Aber angesichts der Größe von Partou war dieser fragmentierte Ansatz nicht mehr effizient.“
Zentrale Erkenntnisse
Ein wichtiger Schwerpunkt im vergangenen Jahr war die Neugestaltung der Art und Weise, wie Regionen und Abteilungen voneinander lernen. Uysal hierzu: „Obwohl Abteilungen wie Qualität, Pädagogik & Innovation (QP&I) die Niederlassungen schon immer beispielsweise bei Inspektionen des Gesundheitsamts unterstützt haben, geht die zentrale Bearbeitung jetzt noch einen Schritt weiter."
Durch diese zentrale Überwachung brauchen Niederlassungsleitungen das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden. Erkenntnisse aus einer Region werden sofort in zentrale Maßnahmen umgesetzt, die die Risiken im Rest des Unternehmens senken.
Der Qualitätsausschuss
„Ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit ist der Qualitätsausschuss, der sich vierteljährlich trifft“, fährt Uysal fort. „Dort besprechen wir mit Vertretern des Managements wichtige Informationen: von Vorfällen und Beschwerden bis hin zu Kritikpunkten der Gesundheitsämter und den Fortschritten bei Schulungen. Die entsprechenden Daten zeigen uns genau, wo wir als Organisation stehen und wo wir nachbessern müssen.“
Daten in die Praxis umsetzen
Ein konkretes Ergebnis dieses datengesteuerten Ansatzes ist die Weiterentwicklung der Lernpfade. Analysen im Qualitätsausschuss ergaben, dass ein Bedarf an einer eingehenderen Behandlung von Themen wie dem Meldekodex, Brandschutz und sicherem Schlafen bestand. Es gab zwar bereits ein Angebot, aber es war noch mehr Fokussierung auf Sensibilisierung und Schulung möglich.
Uysal erklärt: „Um das umzusetzen, haben wir uns in einem multidisziplinären Team mit Experten aus den Abteilungen HR, Qualität, Pädagogik & Innovation sowie Ausstattung & Immobilien zusammengesetzt. HR stellte die Plattform zur Verfügung, während die anderen Abteilungen das inhaltliche Wissen beisteuerten. Das führte zu einer wertvollen Bereicherung und Ergänzung des bestehenden Angebots um zwei wichtige Lernpfade.“
Die Niederlassungsleitungen verfügen damit über ein breites Paket mit Modulen zu den Themen Risikobestandsaufnahme, Brandschutz, Meldekodex, körperliche Belastung und Hygiene. Darüber hinaus wurden spezielle Schulungen für pädagogische Fachkräfte entwickelt, bei denen es um die Beaufsichtigung der Gruppe und die verschiedenen Wege innerhalb des Meldekodexes geht.
„Wir verfolgen nun über den Qualitätsausschuss nach, ob diese Schulungen in der Praxis auch tatsächlich die gewünschte Wirkung haben“, erläutert Uysal.
Integrierter Hitzeschutz
Dieser multidisziplinäre Ansatz trägt auch bei Themen Früchte, die früher meist lokal gelöst wurden, wie beispielsweise dem Hitzeschutz. Extremwetter erfordert einen integrierten Ansatz, der über ein Schattennetz beim Sandkasten hinausgeht.
Uysal betont, wie wichtig diese Zusammenarbeit ist: „Es betrifft nämlich alles: Wir müssen es für die Kinder gut regeln (QP&I), aber auch für unsere Mitarbeitenden (HR). Darüber hinaus spielt Ausstattung & Immobilien eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung technischer Lösungen wie Lüftung und Sonnenschutz.
Während früher vor allem lokal gehandelt wurde, wenn es heiß wurde, arbeitet Partou jetzt mit einer zentralen Strategie, die die lokale Praxis unterstützt. Weil Risiken proaktiv erfasst werden und zentral überwacht wird, ob Reklamationen oder Empfehlungen des Gesundheitsamtes zum Thema Hitze eingehen, kann das Unternehmen die eigenen Regeln gleich prüfen und gegebenenfalls für den nächsten Sommer anpassen.“
Die Zukunft mit Digitalisierung
Uysal arbeitet derzeit am nächsten Schritt zur Professionalisierung der Compliance: „Wir arbeiten zurzeit intensiv an der Implementierung des Compliance Informationssystems (CIS). Dieses System wird für unsere Niederlassungsleitungen eine große Entlastung mit sich bringen. Anstatt ihren Weg durch unterschiedliche Arbeitsvorschriften finden zu müssen, werden sie künftig Schritt für Schritt durch Prozesse wie Inspektionen geführt.“
Die Digitalisierung schafft Einheitlichkeit und Transparenz. Das Ziel, das Uysal und ihr Team verfolgen, ist einfach zu beschreiben: „Wenn wir unsere Arbeit gut machen, spricht eigentlich niemand über Compliance. Wenn die Prozesse hinter den Kulissen reibungslos ablaufen, entsteht eine solide Basis. Dank dieser Basis können die Mitarbeitenden in den Betreuungsstätten sich ganz auf das konzentrieren, worauf es eigentlich ankommt: die optimale Entwicklung und Betreuung der Kinder."
Für eine zukunftsfähige Gesellschaft
Wirkung zeigt sich oft in den kleinsten Momenten. Jeder dieser Momente mag klein erscheinen, aber zusammen bewirken sie einen riesigen Unterschied. Für Kinder, Familien, Kolleg:innen und die Gesellschaft von morgen. In unserem Jahresbericht erfahren Sie, wie wir jeden Tag daran arbeiten, einen warmen und sicheren Ort für jedes Kind zu schaffen.